Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Eventplanung
Wir Menschen genießen es, in Gesellschaft anderer zu sein, besonders, wenn es etwas zu feiern gibt. Nach einer fast zweijährigen Pandemie sehnen sich viele nur danach, endlich wieder ein Event zu veranstalten bzw. an einem teilzunehmen. Sei es der eigene runde Geburtstag oder eine Silvesterparty.
Hat man sich dann dazu entschieden, eine Feier zu geben, sollte man bei der ganzen Vorfreude nicht vergessen, was jetzt alles zu tun ist. Der größte Albtraum eines jeden Veranstalters ist doch, dass man etwas sehr essentielles vergessen hat. Hat man beispielsweise vergessen für Musik zu sorgen, könnte die Veranstaltung ziemlich ruhig zugehen.
Damit nichts von alldem auf Ihrem Event passiert, werden Sie im Folgenden durch eine lückenlose Eventplanung geführt.
Art des Events
Als erstes muss man sich einmal klar machen, um welche Art von Event es sich handelt.
Soll es eine private oder eine berufliche Veranstaltung werden? Davon hängen natürlich viele Dinge ab, beispielsweise der Ort der Veranstaltung. Ein privater Grillabend findet meist eher im eigenen Garten als in angemieteten Räumlichkeiten statt.
Auch ist es von Vorteil, sich darüber im Klaren zu sein, was genau gefeiert wird. Auch wenn es nur eine überstandene erste Arbeitswoche im Job ist. Dieser Grund des Zusammenkommens kann dann auch auf der Einladung verwendet werden. Somit können sich die geladenen Gäste besser auf das Event vorbereiten und wissen, was sie erwartet. Denn mit dem Anlass steht und fällt meist auch der Dresscode. Somit kann keiner der Gäste over- oder underdressed zum Event erscheinen.
Gäste
Und damit kommen wir schon zum nächsten Punkt auf der Tagesordnung. Die Gäste. Am besten schreibt man eine Gästeliste.
Da Ihre Gäste nur kommen können, wenn sie überhaupt vom Event wissen, ist es ebenfalls wichtig, Einladungen zu verschicken. Es gibt natürlich die Alternative, die Gäste mit einer E-Mail über den Event zu informieren. Möchte man die Veranstaltung jedoch von Anfang an etwas besonderer aufziehen, so kann man auch Karten gestalten. Über eine selbst gestaltete Karte freut sich jeder Gast garantiert umso mehr.
Ort der Veranstaltung
Wie bereits oben erwähnt, finden private Grillpartys meist im eigenen Garten statt. Und auch andere private Feiern können je nach Größe des eigenen Gartens, Hauses oder der Wohnung im eigenen Zuhause stattfinden. Andere Feiern, wie betriebliche Veranstaltungen oder große private Feiern, bedürfen einer anderen Räumlichkeit. Es ist sehr wichtig, sich frühzeitig um diese zu kümmern, damit man nicht am Ende ohne Veranstaltungsort dasteht. Bei der Wahl des Ortes spielt natürlich das eigene Budget eine Rolle. Hinsichtlich der Größe des Veranstaltungsortes sollte nicht nur beachtet werden, dass der Raum groß genug ist, um alle Gäste zu beherbergen. Es ist mindestens genauso wichtig, darauf zu achten, dass der Raum nicht zu groß ist. Denn in einer zu großen Location kommt oft nicht die richtige Atmosphäre zustande, da sich die Gäste etwas verloren fühlen könnten.
Verpflegung
Mit der wichtigste Punkt, an den gedacht werden muss, ist die Verpflegung. Auf einer privaten Feier, die nicht in einer angemieteten Location stattfindet, kann man auf jeden Fall im Voraus selbst für Getränke sorgen. Steht das Event schon länger fest, kann man so auch noch gut sparen, indem man aufmerksam die Werbeprospekte der Getränkemärkte nach Angeboten durchsucht.
Findet das Event in einer angemieteten Location statt, kann man gegebenenfalls auf einen angebotenen Service wie Getränkeservice und Catering zurückgreifen.
Soll das Event mit wenig Arbeit verbunden sein, so macht es Sinn, ein Catering zu bestellen.
Somit muss man sich hinsichtlich der Speisen am Abend selbst keine Gedanken machen.
Am privaten Grillabend zu Hause wird natürlich anderweitig für die Speisen gesorgt.
Musik
Für Musik sollte ebenfalls gesorgt werden. Hier sollte man sich erst einmal Gedanken machen, ob man einen DJ oder eine Band engagieren möchte. Ist dies der Fall, so sollte man auf jeden Fall auch mit genügend Vorlauf den jeweiligen Künstler anfragen.
Haben Sie sich für einen Künstler entschieden, so müssen Sie sich meist keine Gedanken über die technische Ausstattung machen, da die meisten DJs und Bands das Equipment mitbringen.
Anders ist es, entscheidet man sich, seine eigene Musik am Abend zu spielen. Es sollte dann bereits im Voraus eine Playlist vorhanden sein, die das Event musikalisch begleitet. Doch was noch wichtiger ist als die richtige Playlist, ist das passende Equipment. Denn anders als bei engagierten Künstlern bringt niemand die benötigte technische Ausstattung mit zum Event.
Fazit
Möchte man ein Event ausrichten, gilt es einiges zu beachten, damit es ein Erfolg wird. Und je mehr Gedanken man sich vorab macht, desto schöner wird die Veranstaltung auch für einen selbst. Hat man vorab die Grundpfeiler der eigenen Veranstaltung gestellt, muss man sich am Abend selbst nicht mehr um unnötige Organisationsdilemmas kümmern. Mit der richtigen Vorbereitung kann jeder die Planung eines Events gut bewältigen.
Bildnachweis:
- https://pixabay.com/de/vectors/blumen-schm%c3%bccken-platz-kopieren-6579779/
- https://pixabay.com/de/photos/grillen-rauch-grill-fleisch-881183/
